Tổ chức sự kiện

APEC EVENT (gọi tắt: AET) có tiếng nói thế nào trong lĩnh vực hoạt động của mình..?
Trả lời:  tuy là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi cùng nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Nhu cầu tổ chức những sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, các cuộc thi lớn (thi tiếng hát truyền hình, hội thao), hội thảo, triển lãm… gia tăng càng cho thấy vai trò quan trọng của nghề tổ chức sự kiện đối với các tổ chức, doanh nghiệp.
Vậy, tổ chức sự kiện là gì và thế nào được xem là một chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi?
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện (event) góp phần 'đánh bóng' cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Ví dụ khi Nokia tung ra một sản phẩm điện thoại di động đời mới, công ty này sẽ tổ chức một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng cùng báo giới đến tham gia sự kiện quan trọng này. Thông qua sự kiện, Nokia thông báo đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới và đồng thời (điều này quan trọng hơn) đánh bóng thương hiệu của Nokia, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ sản phẩm mới này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...
Tố chất của chuyên viên tổ chức sự kiện
Các chuyên gia ví von người tổ chức sự kiện như một 'nghệ nhân ghép hình'. 'Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng...' là phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist).
Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.
Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến nào”. Và chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm.
Vui buồn hậu trường của nghề tổ chức sự kiện
Nghề tổ chức sự kiện mang đến niềm vui vô bờ khi sự kiện thành công và cả sự “lên ruột” khi sự cố không mời mà đến. Ví dụ, đó là trường hợp khi các nhân vật chính của sự kiện đến trễ vì lý do nào đó, như khi ca sĩ chính mắc chạy “sô” đến trễ, khiến cho nhà tổ chức “lên ruột”. Khi đó, người tổ chức sự kiện cần linh hoạt thay đổi chương trình cho phù hợp, để không phải lệ thuộc vào người đến trễ. Và trong một số trường hợp các MC tài năng như Thanh Bạch sẽ là những người có thể “cứu được bàn thua trông thấy” khi họ có khả năng biểu diễn tuyệt hay trong khoảng ngắn thời gian chờ đợi các nhân vật “đinh” đến muộn này.
Hiện nay nhân sự tốt cho lĩnh vực tổ chức sự kiện còn chưa nhiều. Đối với các sự kiện lớn hoặc quan trọng, khách hàng thường tin tưởng giao phó cho các công ty chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức. Tại Việt Nam hiện nay chưa hề có trường lớp đào tạo bài bản, chính quy cho nghề tổ chức sự kiện mà người làm nghề này chủ yếu chỉ học từ những thành bại của mỗi sự kiện và từ chính yêu cầu của khách hàng.


Làm thế nào để tổ chức Event chuyên nghiệp

Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức Event ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá.

Ai cũng nói mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Tóm lại, phải hoàn hảo trong từng chi tiết nhỏ.
Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.
Một Event luôn phải trải qua những “thủ tục“ cơ bản sau:
Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện:

Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).

Viết chương trình (proposal):

Là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát:

Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.

Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện:

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal):

Dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…

Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là một công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mình đang làm.

Hy vọng, với quy trình cụ thể những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với các khách hàng của mình.

Số người ghé thăm

3700094

Liên hệ